打破部门墙,高效地跨部门沟通

华为《管理优化报》曾披露过这么一件事:华为内部财务审批流程太复杂,财务人员经常设置阻力。

任正非得知后,签发了一份给全体员工的电子邮件,邮件中指出“据我所知,这不是一个偶然的事件,不知从何时起,财务忘了自己的本质是为业务服务,为作战服务,什么时候变成了颐指气使?皮之不存,毛将焉附”。

其实很多企业都存在这样的现象,部门与部门之间配合度不高,各自画地为牢、工作衔接不畅、信息阻滞,这些现象被统称为“部门墙”。

为什么会出现“部门墙”?应该用什么方法去打破?如何高效的跨部门沟通让组织的整体效能得到提升?本文将从其产生原因、跨部门沟通技巧等方面进行详细讲解,打破部门墙,提升协同力。

打破部门墙,高效地跨部门沟通

什么是“部门墙”?

一般“部门墙”现象只出现在规模较大的公司,是有原因的。

当企业处于创业初期,人员较少,几乎每个人都为企业竭心尽力,此时企业利益远远大于个人利益。同时,部门构成简单,信息能充分共享,执行率非常高。因此,处于创业初期或规模小的公司,部门墙并未显现出来。

当企业规模逐渐扩大,人员不断扩充,业务复杂程度不断提升,流程不可避免的变得繁琐。由于企业管理水平未能及时跟上企业发展的需要,导致部门之间职责划分不清,空白地带越来越多,推诿现象也越来越严重。

与此同时,员工的心理也逐步发生变化,员工利益慢慢从整个企业向单一部门过渡,致使部门之间的距离越来越远,“部门墙”就在这种环境之中慢慢滋生,并显现出来。

一般来说,“部门墙”分为以下几种类型。

① 分歧型

意见分歧在企业中是最常见的,部门之间考虑问题的出发点不同,工作方法也不一致。比如销售部门为完成业绩,希望投入更多的经费进行市场推广,财务部门从控制成本的角度出发,就会限制这种业务扩展活动等。

②回避型

当一项工作出现问题之后,双方处于多种考虑,比如不愿承担责任,不愿部门利益受损等,彼此都装作没有看见,这种装糊涂的结果就是工作被耽误,公司整体运作效率低下。

③矛盾冲突型

矛盾冲突型是跨部门沟通障碍比较严重的一种情况,双方在沟通过程中小的分歧或摩擦没有及时解决,日积月累变成大的分歧和摩擦,致使部门之间的工作变得越来越难推进。

跨部门沟通为什么这么难?

在工作中,大部分人都经历过这些工作场景:

  • 熟悉自己部门得职责和工作,但对其他部门得工作内容知道得并不多;
  • 需要配合的工作总是相互推诿,工作进度迟迟不能推进;
  • 双方沟通不畅,甚至出现语言上的冲突和摩擦,导致双方关系恶化;

很多职场人在经历跨部门沟通时,总会遇到各种难搞的情况。为什么跨部门沟通会这么难?

(一)关注点不同

美国社会心理学家塞德希尔·穆来纳森和埃尔德·沙菲尔在他们著作的《稀缺》中提到:当我们因为稀缺心理,而导致对一件事情过度关注得时候,就会形成“窥管效应”,从而看不到稀缺事情以外得其他可能性。

价值观的不一样,会导致我们对一件事情所关注的焦点不同,也就是产生不同的窥管,去限制住我们的思维,从而对别人产生认知偏见。

这就是跨部门沟通为什么这么困难的原因之一,因为关注点不一样,导致你所说的事情,在别人脑海中呈现的可能是另一个事情。比如一个营销方案,作为营销人员看到的是通过营销后所带来的收益,而财务部的同事,可能只关注营销预算,和所要花费的钱。

(二)利益不同

跨部门沟通难还有一个重要的原因是“身份对立”。

在同一个公司中,不同的部门实际上是不同的利益主体,而部门中的成员会不自觉地从身份上与别人形成对立感。

比如我是销售部门的一员,因为财务部把我们这个季度的部门预算减少了,我们就会认为财务部是我们的敌人。

瑞典统计学家汉斯·罗斯林在著作《事实》中分享到,为什么我们总是喜欢为自己寻找一个敌人?

根本原因是我们人类在原始时代就充满着威胁和敌人,所以我们基因和思维中就继承了这种“恐惧本能”,认为制造一个敌人,使我们有攻击的对象,才会更加有安全感。

然而事实是,这种身份上的对立,除了让我们在职场中树立越来越多的敌人外,毫无其他用处。

而且这种认知偏见会慢慢内化到我们的思维当中,形成"本位主义"的心态,成为利己主义者,在职场上为自己树立更多的敌人。

(三)欠缺沟通技巧

沟通是一门艺术。

沟通不仅要表达自己的观点,同时还需要倾听他人的诉求,但很多人在沟通的过程中其实并未做到倾听这一点。

国际倾听协会调研显示,90%的人都不会倾听,大多数情况下,人们往往是用回答的态度在听对方讲话。从表面上看是倾听,但内心却一刻不停地在思考,如何回复对方。他们的目标不是在听对方讲话,而是要在对方讲话结束的时候,能够对对方的疑虑和问题做出回答。

这就导致了鸡同鸭讲而又互不妥协的尴尬局面。除此之外,有的人不善表达,或者不能及时反馈,这也会导致沟通不畅,并让问题不停累积,最终导致沟通难的问题。

如何高效的跨部门沟通?

(一)打破本位主义思想

本位主义指的是只为自己或自己所在的小团体利益打算,而不顾整理利益的思想作风或行为。

而我们常说的利己主义者,其实也与这种思想有一定的关系。

受到这种思想的影响,我们在沟通和思考问题的时候,常常会因为偏执而给自己的沟通心理设限。比如,在跨部门沟通时,首先会盘算利弊,在沟通上就会想尽办法让自己处于主导位置,而且会刻意隐瞒关键信息,导致对方无法全面理解你所说的事情,降低了沟通的效率和质量。

其次,在这种心理的影响下,会使我们在沟通的时候使用不恰当的语言,导致沟通难度增加。

比如使用一些其他部门无法理解的专业术语,或者在沟通的时候说出贬低对方的话等等。

有时候即使你的沟通逻辑没有问题,但你的用词带有诋毁别人的敌意,也会致使对方对你产生防备心理,沟通成功的可能性大大降低。

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